Qu’il s’agisse de la tenue vestimentaire, des signaux sociaux ou encore des e-mails, il existe des règles générales que tout le monde devrait respecter. Cependant, il est important de garder à l’esprit que les recommandations en matière d’étiquette peuvent varier en fonction du secteur, de l’entreprise et même de la génération.
Comment nous définissons l’étiquette des e-mails
Habituellement, une bonne étiquette est synonyme de « professionnalisme ». Lorsqu’il s’agit de communication d’entreprise ou simplement d’envoi d’e-mails en général, la bonne étiquette consiste à s’assurer que vous fournissez à tous vos destinataires les informations dont ils ont besoin.
Dans cet article, lorsque nous parlons de « bonne étiquette en matière d’e-mails professionnels » ou simplement de « bonne étiquette » en général, nous entendons par là la meilleure façon de communiquer quelque chose par e-mail . Les conseils que nous allons vous exposer devraient pouvoir guider toute personne désireuse de communiquer de manière appropriée par e-mail, que ce soit dans le cadre de ses activités professionnelles ou de ses études.
Pourquoi avons-nous besoin de règles d’étiquette pour les e-mails ?
L’étiquette des e-mails est importante car elle vous aide à communiquer efficacement. Un e-mail bien rédigé peut vous permettre de renforcer vos relations et de vous positionner comme collègue, responsable, client, étudiant, enseignant ou freelance crédible.
10 conseils pour une bonne étiquette des e-mails professionnels
Le respect de l’étiquette en matière d’e-mails ne se limite pas à la rédaction d’un message professionnel à la grammaire parfaite. Comme vous le verrez dans cet article, ces règles concernent également la façon, le moment, la raison ou la personne à qui vous envoyez votre e-mail. Suivez ces dix conseils pour apprendre à rédiger un e-mail professionnel.
10 conseils pour respecter l’étiquette des e-mails
- Utiliser une adresse e-mail professionnelle
- Créer une signature d'e-mail
- Rédiger d'abord sans l'adresse du destinataire
- Utiliser le ton approprié
- Créer des lignes objet courtes et claires
- Effectuer une relecture !
- Inclure des liens et des pièces jointes
- Envoyer votre message aux bonnes adresses
- Ne « répondre à tous » qu’en cas de nécessité
- Répondre au moment opportun
N°1 : utiliser une adresse e-mail professionnelle
À moins que votre employeur ne vous en ait fourni une, assurez-vous d’avoir une adresse e-mail appropriée, afin que les destinataires sachent de qui ils proviennent vos messages. Vous pouvez continuer à utiliser l’e-mail que vous avez depuis la classe de troisième, mais veillez à ce qu’il corresponde à ce que vous êtes aujourd’hui. Par exemple, si vous êtes chef d’entreprise ou étudiant en master, n’utilisez pas mignonnedu92@gmail.com ou crissdecalisse@yahoo.com.
Il est recommandé d’utiliser votre nom ou un surnom reconnaissable, par exemple Cam pour Camilla ou John pour Jonathan. Vous pouvez utiliser des points, des traits d’union ou un trait de soulignement pour séparer chaque mot si vous n’avez pas la possibilité d’utiliser uniquement votre nom. Toutefois, essayez de ne pas utiliser les chiffres de votre année de naissance si vous voulez éviter tout préjugé inutile concernant votre âge.
Lorsque vous créez une adresse e-mail pour le marketing, veillez à ce que le nom soit clair pour les clients. Si vous créez une adresse pour les commentaires, le support client ou d’autres besoins spécifiques, veillez à le préciser dans l’adresse. Par exemple, commentaires@votreentreprise.com.
N°2 : créer une signature d’e-mail
Outre une adresse électronique claire, l’un des meilleurs moyens de s’assurer que les destinataires savent qui leur envoie un e-mail est d’ajouter une signature professionnelle. Pour ce faire, accédez aux paramètres de votre messagerie. Il devrait être possible d’ajouter une signature qui sera incluse automatiquement chaque fois que vous enverrez un e-mail.
Dans votre signature d’e-mail, commencez par indiquer votre nom, votre profession ou votre titre de poste, ainsi que vos pronoms (si vous le souhaitez). Après ces informations de base, vous pouvez ajouter toute information pratique que vous jugez utile. Par exemple, vous pouvez ajouter un lien vers le site Web de votre entreprise, votre profil LinkedIn, votre site Web personnel ou vos comptes de réseaux sociaux. Si vous disposez d’un numéro de téléphone professionnel, d’une seconde adresse de contact ou d’autres coordonnées pertinentes, veillez à les inclure également. N’hésitez pas à ajouter le nom, le logo ou le slogan de votre entreprise.
Si vous travaillez généralement avec des personnes qui vivent dans un autre État ou pays, pensez à ajouter votre fuseau horaire local afin que les destinataires puissent anticiper vos heures de travail et le moment où vous êtes susceptible de répondre. Vos collègues pourraient également trouver utile que vous indiquiez dans votre signature les congés programmés à venir, au cas où ils auraient besoin de connaître votre disponibilité.
N°3 : rédiger d’abord sans l’adresse du destinataire
Lorsque vous rédigez un nouvel e-mail, votre premier réflexe est peut-être d’ajouter l’adresse du destinataire dans la barre « Envoyer à ». Au lieu de cela, commencez par rédiger le message, puis insérez les coordonnées du destinataire à la fin. Ainsi, si vous l’envoyez par mégarde, le destinataire ne recevra pas un e-mail inachevé.
Vous pouvez tout à fait rédiger des e-mails courts ou longs, à condition que cela ait un sens dans le contexte de ce que vous devez communiquer. Veillez à fournir tous les éléments contextuels et les détails nécessaires dans les paragraphes du corps de l’e-mail.
Un e-mail trop court risque d’embrouiller le destinataire par manque d’informations. À l’inverse, si votre e-mail est trop long, vous submergez la personne d’informations. Si vous devez inclure beaucoup de détails nécessaires, essayez de diviser les paragraphes du corps de votre e-mail en puces ou en petites sections.
N°4 : utiliser le ton approprié
Il est généralement conseillé d’éviter l’humour et de maintenir un ton professionnel si vous envoyez un e-mail à quelqu’un que vous ne connaissez pas bien. Et n’oubliez pas que vous ne pouvez pas compter sur le langage corporel pour vous aider à communiquer. Si vos clients jugent votre e-mail inapproprié, cela pourrait coûter cher à votre entreprise. Si vous voulez être sarcastique ou drôle, assurez-vous que vos destinataires le comprendront. Tenez également compte du contexte et des différences culturelles de vos collègues.
En revanche, si vous rédigez un e-mail marketing et que vous essayez de toucher un certain public, l’humour, les émojis ou le sarcasme peuvent être un excellent moyen de vous rapprocher de votre audience. Assurez-vous simplement que le ton utilisé conviendra à vos destinataires.
Pour plus de conseils sur la rédaction d’e-mails marketing, consultez ces astuces.
Veillez à ce que le ton de votre e-mail vous corresponde et soit conforme à vos intentions Votre ton doit refléter votre image en tant qu’expéditeur. Si vous êtes avocat et que vous envoyez un e-mail formel contenant des informations sensibles à un client, il est préférable d’éviter l’argot, les smileys ou un trop grand nombre de points d’exclamation. En revanche, si vous envoyez la version finale d’un projet à un collègue - un projet sur lequel vous avez tous deux travaillé dur pendant plusieurs mois - un ton enthousiaste et joyeux avec quelques smileys est probablement acceptable.
Points ≠ impolitesse Les jeunes, en particulier les femmes, sont plus susceptibles d’envoyer des e-mails professionnels avec des points d’exclamation. Il est normal de les utiliser parfois, mais certaines personnes ont tendance à en abuser parce qu’elles pensent qu’elles auront sinon l’air en colère ou présomptueuses. Au contraire, l’utilisation de points est tout à fait acceptable en matière d’étiquette ; nous vous promettons que vous n’aurez pas l’air impoli, mesquin ou désagréable.
Pour en savoir plus sur la manière d’écrire avec un ton approprié, consultez ces conseils.
N°5 : rédiger une ligne objet courte et claire
La ligne objet est la première chose que les gens verront lorsqu’ils ouvriront leur e-mail et liront votre message. Veillez à ce que vos lignes objet soient courtes et ne comportent pas plus d’une dizaine de mots. Soyez descriptif, limitez l’usage de la ponctuation et veillez à mettre une majuscule à tous les noms propres. Si l’e-mail contient des questions urgentes, veillez à le mentionner dans la ligne objet afin que la personne ne présume pas que votre message n’est pas prioritaire.
Si vous rédigez des e-mails de marketing et que vous souhaitez mettre l’accent sur une vente ou une offre limitée, veillez également à le mentionner dans vos lignes objet.
N°6 : effectuer une relecture !
Vérifiez toujours qu’il n’y a pas de fautes de grammaire avant d’appuyer sur « envoyer », et n’oubliez pas de relire vos lignes objet également. Il n’y a rien de plus agaçant que de se rendre compte que l’on s’est trompé de destinataire ou, pire encore, d’avoir mal orthographié son propre nom dans sa signature.
Pour être sûr de repérer les fautes d’orthographe, partez de la dernière phrase de votre e-mail et relisez votre message à l’envers à partir de là. Une autre astuce consiste à changer la police de caractères, car vos yeux sont plus susceptibles de remarquer les erreurs lorsqu’ils voient le texte dans une police différente. Assurez-vous simplement de revenir ensuite à l’une des polices standard.
Il est préférable d’être clair et concis dans vos communications par e-mail. Lorsque vous relisez votre message, il est bon de vous demander s’il est compréhensible et s’il couvre tous les points que vous avez soulevés. Si vous le pouvez, dites quelque chose en un seul mot au lieu de cinq.
N°7 : inclure des liens et des pièces jointes
Si votre e-mail mentionne un fichier en pièce jointe, assurez-vous de l’inclure ! Si vous devez joindre des fichiers volumineux, vous devrez peut-être les compresser au préalable. Vous pouvez également utiliser des services tels que Google Drive, OneDrive, WeTransfer ou Dropbox.
Pour les e-mails de marketing destinés à conduire le lecteur ailleurs, comme un article de blog, une landing page ou un formulaire de contact, assurez-vous que votre lien fonctionne. C’est à vous de décider si vous mettez votre URL en hyperlien ou si vous la collez entièrement dans le corps de l’e-mail. N’hésitez pas à envoyer d’abord votre message à un collègue si vous voulez être encore plus sûr que vos liens fonctionnent pour les autres.
N°8 : envoyer votre message aux bonnes adresses
Vous devez ajouter l’adresse de votre ou vos destinataires juste au-dessus de la ligne objet. Assurez-vous que vous envoyez votre e-mail à la bonne personne et que vous la citez en copie ou en copie invisible. Si vous envoyez des e-mails marketing, assurez-vous que vous disposez des autorisations nécessaires pour chaque personne de votre liste.
N°9 : ne « répondre à tous » qu’en cas de nécessité
Les règles d’étiquette en matière d’e-mails recommandent de n’utiliser la fonction « Répondre à tous » qu’en cas de nécessité. Les personnes figurant sur la liste des destinataires n’ont pas toutes besoin de connaître la réponse que vous adressez à l’expéditeur initial. À moins que vous ne disposiez d’informations pertinentes que tout le monde doit connaître, veillez à ne répondre qu’à la personne ou aux personnes spécifiques de votre chaîne d’e-mails.
N°10 : répondre au moment opportun
Nous avons tous un emploi du temps chargé, il est donc compréhensible que nous ne puissions pas tous respecter les délais de réponse des uns et des autres. Toutefois, voici quelques recommandations générales à suivre, étant donné que ces délais varient en fonction de la personne à qui vous envoyez l’e-mail.
- Collègues ou collaborateurs directs : répondez dans la journée ou dans les 12 heures.
- Autres collègues ou collaborateurs : répondez dans les 24 heures.
- Clients directs : répondez dans la journée ou dans les 12 heures.
- Contacts externes : sauf s’ils sont marqués comme étant urgents, répondez dans les jours qui suivent ou au moins avant la fin de la semaine.
Si vous recevez des e-mails professionnels contenant des informations importantes ou sensibles, vous devez absolument faire savoir à l’expéditeur que vous avez reçu son message initial. Même si vous n’avez pas de réponse ou d’information à fournir dans l’immédiat, répondez-lui pour lui dire que vous avez pris connaissance de son e-mail et que vous lui répondrez ou l’informerez bientôt.
Comme indiqué dans la section relative à votre signature d’e-mail, si vous vivez dans un fuseau horaire différent, veillez à indiquer à chaque destinataire l’heure à laquelle il doit s’attendre à recevoir des réponses de votre part. Ainsi, ils ne seront pas frustrés ou confus si vous mettez plus de temps à leur répondre.
Pourquoi suivre les règles d'étiquette des e-mails équivaut à une bonne communication
En résumé, une bonne étiquette en matière d’e-mails consiste à s’assurer que vous fournissez au destinataire les informations dont il a besoin et que vous communiquez efficacement avec lui. La rédaction d’e-mails professionnels et le respect de l’étiquette peuvent vous aider à nouer et à entretenir des relations plus solides et à vous positionner comme une personne fiable auprès de vos collègues, de vos supérieurs, de vos enseignants et de vos clients.
En respectant l’étiquette des e-mails, vous ne vous contentez pas de rédiger un message efficace, vous communiquez de la meilleure façon possible. Voici ce que chacun de nos conseils signifie pour une bonne communication.
- Utiliser un e-mail professionnel : vous êtes un professionnel sérieux et vous disposez d’une adresse compréhensible que les gens reconnaîtront au premier coup d’œil.
- Avoir une signature d’e-mail : vous fournissez des informations supplémentaires sur vous à un destinataire, ce qui l’aidera à comprendre qui vous êtes, surtout s’il s’agit de votre premier e-mail.
- Rédiger d’abord sans l’adresse du destinataire : vous veillez à rédiger correctement votre message la première fois et à ce qu’il ne soit envoyé accidentellement avant d’être prêt.
- Utiliser le ton approprié : vous veillez à ce que le ton de votre e-mail corresponde au contenu et à vos intentions. Vous tenez également compte du contexte du destinataire et de ce qu’il peut trouver drôle ou non (si vous utilisez l’humour).
- Créer une ligne objet courte et claire : vous vous assurez que le destinataire saura exactement de quoi parle votre e-mail en dix mots ou moins.
- Effectuer une relecture : vous vérifiez votre grammaire afin d’envoyer les bonnes informations et de vous assurer que votre texte est cohérent.
- Inclure des liens et des pièces jointes : vous êtes organisé en vous assurant que le destinataire dispose de tous les fichiers dont il a besoin sans avoir à envoyer un autre e-mail.
- Envoyer votre message aux bonnes adresses : vous vérifiez que votre e-mail est envoyé aux bonnes personnes.
- Limiter l’utilisation de la fonction « Répondre à tous » : vous n’inondez pas la boîte de réception des autres personnes avec des informations qui ne doivent être envoyées qu’à un seul destinataire.
- Répondre au moment opportun : vous montrez au destinataire que vous êtes attentif à la conversation que vous avez avec lui. Vous lui indiquez qu’il peut vous faire confiance en tant que collaborateur, client ou collègue.
L’envoi d’e-mails exige une certaine finesse
L’envoi d’e-mails peut sembler une activité banale, mais elle requiert des compétences. Comme vous ne pouvez pas vous fier au ton verbal ou aux expressions faciales, quelqu’un peut mal interpréter n’importe quelle partie de votre e-mail - le contenu du message, la longueur ou le temps de réponse - même si vous avez les meilleures intentions.
Si vous rédigez votre message de la meilleure façon possible - de la ligne objet à la signature - et que vous respectez chacune des règles d’étiquette suivantes, vous serez considéré comme une personne fiable qui communique efficacement par e-mail.