Eine gute E-Mail-Adresse kann über Erfolg oder Misserfolg deines Unternehmens entscheiden. Erfahre, wie du eine professionelle E-Mail-Adresse erstellst, die deine Marke angemessen repräsentiert.
E-Mails sind in der heutigen Welt ein gängiges Kommunikationsmittel. So schreiben wir E-Mails an Vorgesetzte, Mitarbeitende, Freunde, Ärzte, Behörden und so weiter.
So ziemlich jeder hat eine persönliche E-Mail-Adresse und nutzt sie täglich, sei es zum Lesen oder Versenden von E-Mails. Es gibt vier Milliarden E-Mail-Nutzer, wobei diese Zahl bis 2027 auf 4,89 Milliarden steigen soll. Das sind schon eine Menge E-Mail-Adressen. Wie wählst du also die richtige für dein Unternehmen aus?
Die Wahl einer guten geschäftlichen E-Mail-Adresse ist aus vielen Gründen wichtig. Deine E-Mail-Adresse ist das Mittel, mit dem deine zukünftigen Kunden mit dir in Kontakt treten werden. Deshalb sollte deine E-Mail-Adresse einfach und leicht zu merken sein. Niemand wird sich daran erinnern, ein Unternehmen zu kontaktieren, das eine lange und wortreiche E-Mail-Adresse hat. Je schlichter, desto besser also.
Warum sind E-Mail-Adressen wichtig?
Es gibt zwei Arten von E-Mail-Adressen: private und geschäftliche. Die meisten Menschen haben eine primäre E-Mail-Adresse, die sie für die tägliche Kommunikation nutzen, während Geschäftsleute eine spezielle E-Mail-Adresse für die Kommunikation mit Kunden, Klienten und anderen Unternehmen verwenden. Mit solchen E-Mail-Adressen kannst du deine Glaubwürdigkeit und den Wiedererkennungswert deines Unternehmens erhöhen.
Warum brauchst du also eine geschäftliche E-Mail-Adresse? Wenn du dein eigenes Unternehmen führst, ist es aus vielen Gründen wichtig, eine passende E-Mail-Adresse für dein Unternehmen zu haben:
Hinterlässt einen guten ersten Eindruck
Deine E-Mail-Adresse ist oft der erste Kontakt zwischen dir und potenziellen Kunden. Wenn jemand eine professionelle E-Mail-Adresse mit dem Namen deines Unternehmens sieht, bekommt er sofort einen positiven Eindruck von deiner Marke und wird sie als seriös und etabliert wahrnehmen. Eine professionelle E-Mail-Adresse zeigt, dass du in dein Unternehmen investiert hast und dein professionelles Image ernst nimmst.
Etabliert deine Marke
Deine E-Mail-Adresse ist ein oft übersehener Teil deiner Online-Identität. Eine individuelle E-Mail-Adresse, die deinen Firmennamen enthält, stärkt deine Markenidentität bei jeder von dir gesendeten Nachricht. Ein solches einheitliches Branding hilft den Kunden, sich an dich zu erinnern, und macht deine Nachrichten in überfüllten Posteingängen sofort erkennbar.
Deine E-Mail-Adresse wird zu einem weiteren Berührungspunkt in deiner gesamten Marketingstrategie, die im Hintergrund zur Stärkung deiner Markenbekanntheit beiträgt. Mit der Zeit baut dieses konsequente Branding Vertrautheit und Vertrauen bei deiner Zielgruppe auf.
Schafft Vertrauen
Deine E-Mail-Adresse kann dir beim Aufbau beruflicher Beziehungen helfen. Menschen werden eher E-Mails vertrauen, die von einem eigenen Domainnamen als von einem generischen, kostenlosen E-Mail-Account stammen. Wenn deine E-Mail-Adresse den Namen deines Unternehmens enthält, haben die Adressaten das Gefühl, dass sie mit einem echten Unternehmen kommunizieren und nicht mit einem potenziellen Spammer.
Diese professionelle Korrespondenz ist besonders wichtig, wenn du Kunden um sensible Informationen bittest oder wichtige Dokumente versendest. Eine professionelle E-Mail-Adresse verleiht eine gewisse Legitimität, die kostenlose E-Mail-Dienste einfach nicht bieten können.
Bietet Flexibilität
Mit deiner eigenen geschäftlichen E-Mail-Domain kannst du mehrere Adressen für verschiedene Abteilungen oder Funktionen einrichten. Ob support@deinbusiness.com oder info@deinbusiness.com, wenn du Anfragen an die richtige Stelle weiterleitest, verbessert das die Antwortzeiten und die Kundenzufriedenheit.
Wenn dein Unternehmen wächst, kannst du schnell neue E-Mail-Adressen für neue Teammitglieder hinzufügen, ohne deine Domain zu ändern. Diese Skalierbarkeit stellt sicher, dass sich deine E-Mail-Struktur mit deinem Unternehmen weiterentwickeln kann, ohne dass deine etablierten Kommunikationskanäle unterbrochen werden.
Verbessert die Organisation
Mit professionellen E-Mail-Adressen kannst du deine geschäftlichen Mails besser von privaten Mails trennen. Außerdem lassen sich Kundengespräche besser verfolgen, deine Unterlagen übersichtlicher halten und sicherstellen, dass wichtige geschäftliche Mails nicht verloren gehen.
Viele E-Mail-Hosting-Dienste bieten zusätzliche Tools zur Organisation wie gemeinsame Kalender, Kontaktlisten und Dokumentenspeicher, die deine Geschäftsabläufe noch effizienter machen. Diese bessere Organisation spart letztlich Zeit und verringert das Risiko von Kommunikationsfehlern.
Ideen für geschäftliche E-Mail-Adressen
Du weißt also, was eine professionelle E-Mail ist und warum E-Mail-Adressen nützlich sind. Aber jetzt kommt der wichtige Teil: die Auswahl einer E-Mail-Adresse für dein Unternehmen. Die Wahl einer professionellen E-Mail-Adresse kann schwierig sein, weshalb wir einige Ideen für geschäftliche E-Mail-Namen zusammengestellt haben, die du als Inspiration verwenden kannst:
Vorname und Nachname
Wenn du dir nicht sicher bist, ist es immer eine gute Idee, deinen Vornamen und Nachnamen in deiner E-Mail-Adresse zu verwenden. Das funktioniert zwar nicht für alle Unternehmen, vor allem nicht für solche mit vielen Mitarbeitern. Für Selbstständige, die ihren Namen für ihr Unternehmen nutzen, ist es jedoch eine gute Option. Der Vorteil dieser Art von E-Mail-Adresse ist, dass sie leicht zu merken ist. Der Nachteil ist, dass sie nicht funktioniert, wenn du mit einem Wachstum deines Unternehmens rechnest.
Dein abgekürzter Name
Egal, ob du deinen Namen oder den Namen deines Unternehmens verwendest, kannst du auch eine verkürzte Version deines Namens in deine professionelle E-Mail-Adresse integrieren. Das ist sinnvoll, wenn der vollständige Name deines Unternehmens zu lang für eine E-Mail-Adresse ist. Allerdings kann die Abkürzung auch verwirrend sein und zu Tippfehlern führen.
Dein Name und Standort
Ein weiteres Beispiel für eine E-Mail-Adresse ist die Angabe deines Namens und deines Standorts. Das ist eine gute Idee, wenn dein Unternehmen mehrere Standorte hat und du diese voneinander unterscheiden musst.
Wenn du zum Beispiel ein Büro in Köln und eines in Hamburg hast, kann eine E-Mail-Adresse schmitt.koeln@domain und eine andere schmitt.hamburg@domain lauten. Diese Art von E-Mail-Format kann allerdings verwirrend sein, wenn ein Mitarbeiter an einen anderen Standort wechselt.
Dein Name und Abteilung
Wenn dein Unternehmen viele verschiedene Abteilungen hat, kann es sinnvoll sein, die Namen der Mitarbeiter mit ihrer Abteilung zu kombinieren
Jemand, der in der Personalabteilung arbeitet, würde dann die Adresse schmitt.HR@domain haben, während jemand aus der Buchhaltung schmitt.buchhaltung@domain nutzen würde. Dieses E-Mail-Format ist ideal, wenn Mitarbeiter in ihrer Abteilung bleiben. Wenn jemand aber die Position wechselt und eine neue E-Mail-Adresse braucht, kann es kompliziert werden.
Egal, welchen Namen du für deine E-Mail-Adresse wählst, sie sollte einfach zu merken und nicht zu kompliziert sein. Zu lange oder komplizierte Adressen werden schnell vergessen und sind schwer zu tippen. Außerdem sollte deine E-Mail-Adresse leicht auszusprechen und seriös wirken, damit deine Kunden dir vertrauen und dir ohne Bedenken eine E-Mail schreiben können.
Deine E-Mail-Adresse sollte dein Unternehmen klar widerspiegeln. Ob du deinen Namen + Standort oder deinen Namen + Abteilung verwendest, ist egal – solange deine E-Mail-Adresse einfach und einprägsam ist, sollte sie gut funktionieren.
Best Practices für die Formatierung einer geschäftlichen E-Mail-Adresse
Wenn du dich für eine professionelle E-Mail-Adresse entschieden hast, musst du sie richtig formatieren. Die Struktur deiner E-Mail-Adresse beeinflusst stark, wie dein Unternehmen von Kunden wahrgenommen wird. Nachfolgend findest du einige Best Practices, die du beim Erstellen professioneller E-Mail-Adressen für dich selbst oder dein Team beachten solltest.
Vermeide Zahlen, Slang und Sonderzeichen
Halte deine E-Mail-Adresse klar und professionell, indem du Zahlen, Slang-Ausdrücke und Sonderzeichen vermeidest. Wenn du in deiner geschäftlichen E-Mail-Adresse Elemente wie „cool92“ oder „best!!!“ verwendest, wirst du unprofessionell oder sogar als Spammer wahrgenommen.
Ein einfaches, klares Format mit deinem Namen oder deiner Abteilung wirkt vertrauenswürdiger und verringert die Wahrscheinlichkeit von Tippfehlern.
Halte es kurz, aussprechbar und einheitlich.
Kürzere E-Mail-Adressen sind einfacher zu merken, richtig zu tippen und mündlich zu kommunizieren. Dementsprechend solltest du eine Adresse wählen, die du jemandem am Telefon leicht mitteilen kannst, ohne jedes Zeichen buchstabieren zu müssen.
Für unternehmensweite E-Mail-Adressen solltest du eine einheitliche Namenskonvention festlegen (z. B. vorname.nachname@firma.com), damit dein Unternehmen professionell wirkt und die E-Mail-Adressen sowohl für Mitarbeiter als auch für Kunden leicht zu merken sind.
Verwende Trennzeichen (z. B. Punkt, Bindestrich) mit Bedacht
Trennzeichen wie Punkte, Bindestriche oder Unterstriche können längere E-Mail-Adressen ohne den Einsatz von Sonderzeichen übersichtlicher machen. Der Punkt (vorname.nachname@unternehmen.de) wird am häufigsten verwendet und sieht im professionellen Umfeld am elegantesten aus.
Unabhängig davon, für welches Trennzeichen du dich entscheidest, solltest du es in deinem gesamten Unternehmen einheitlich verwenden, um so ein professionelles Erscheinungsbild zu gewährleisten. Vermeide die Verwendung mehrerer unterschiedlicher Trennzeichen in derselben E-Mail-Adresse, da dies zu Verwirrung führen kann.
Eigene vs. kostenlose Domain
Eine eigene Domain für dein Unternehmen bietet dir viele Vorteile gegenüber einer kostenlosen Domain. Die Einschränkungen bei kostenlosen E-Mail-Adressen sind ein Faktor, den du berücksichtigen solltest.
Kostenlose E-Mail-Domains haben keine besonders guten Zustellraten, sodass deine E-Mails eher als Spam eingestuft werden, was vor allem beim E-Mail-Marketing ein Problem ist.
Wenn du aber eine eigene und benutzerdefinierte E-Mail-Adresse hast, können andere dich viel einfacher erreichen. Eine eigene E-Mail-Adresse macht dein Unternehmen außerdem glaubwürdiger, weil du damit seriöser als mit einer kostenlosen Domain wirkst. Du kannst deine eigene E-Mail-Adresse ganz nach deinen Wünschen gestalten und sie so an deine persönliche Marke anpassen.
Bei der Erstellung einer eigenen E-Mail-Adresse solltest du unbedingt deine E-Mail-Domain verifizieren, bevor du E-Mails versendest. So verhinderst du, dass deine E-Mails als Junk markiert werden und im Spam-Ordner deiner Adressaten landen.
Ist es wirklich wichtig, eine professionelle E-Mail-Adresse zu haben?
Auch wenn die Nutzung einer kostenlosen Domain auf den ersten Blick einfacher erscheint, lohnt es sich, etwas mehr Aufwand zu betreiben und eine eigene Domain zu erstellen. Denn dies kann einen enormen Unterschied für dein Unternehmen bedeuten.
Mit einer benutzerdefinierten Domain wird deine Marke besser sichtbar, sodass Kunden dich leichter erreichen können. Dein Unternehmen wirkt professioneller und die Vertrauenswürdigkeit steigt.
Niemand will an eine E-Mail-Adresse schreiben, die nach Betrug aussieht. Mit einer benutzerdefinierten E-Mail-Adresse wirkt dein Unternehmen seriöser, was dir wiederum zu mehr Kunden verhelfen kann.
Deine E-Mail-Adresse hinterlässt einen Eindruck.
Eine gute E-Mail-Adresse kann über den Erfolg deines Unternehmens entscheiden. Deshalb ist es wichtig, dass du weißt, wie du eine geschäftliche E-Mail-Adresse erstellst, die zu deiner Marke passt. Wenn du dabei Hilfe brauchst, kann dir Mailchimp weiterhelfen.
Mailchimp ist einer der Top-Anbieter für E-Mail-Marketing-Plattformen und bietet dir eine Reihe kostenloser E-Mail-Marketing-Tools, die du mit nur einem Klick nutzen kannst. Mailchimp unterstützt dich zahlreichen Aufgaben: von der Erstellung überzeugender Betreffzeilen zur Steigerung deines Umsatzes bis hin zur Erstellung von Landingpages, mit denen du deine Zielgruppe ausbauen kannst. Das Team von Mailchimp setzt sich für die Stärkung der Sichtbarkeit deines Unternehmens ein, damit du mehr Traffic generieren und deinen Umsatz steigern kannst.
Egal, ob du Schwierigkeiten mit E-Mail-Marketing oder E-Commerce hast, wir haben alles, damit dein Unternehmen wieder auf Kurs kommt. Registriere dich noch heute bei Mailchimp und entdecke selbst, wie wir dein Unternehmen voranbringen können.
Wichtige Erkenntnisse
- Eine professionelle E-Mail-Adresse schafft Glaubwürdigkeit und hinterlässt einen starken ersten Eindruck.
- Wenn du überall in deinem Unternehmen die gleiche Formatierung verwendest, entsteht ein einheitliches Markenimage, während deine E-Mail-Adressen für Kunden und Partner leichter zu erkennen und vertrauenswürdiger sind.
- Benutzerdefinierte E-Mail-Adressen bieten praktische Vorteile, darunter bessere Zustellraten, ein geringeres Risiko, als Spam markiert zu werden, und die Flexibilität, mehrere rollenspezifische Adressen zu erstellen.
- Die Formatierung deiner E-Mail-Adresse ist fast genauso wichtig wie eine eigene Domain. Halte sie einfach, einprägsam und vermeide Zahlen und Sonderzeichen, damit deine E-Mail professionell wirkt und für Kunden leicht zu merken ist.